Foire aux questions
Vous pouvez informer votre BP de votre souhait de rajouter certaines prestations à votre contrat. Il/Elle se renseignera auprès du service commercial et vous transmettra directement la/les proposition(s).
Comme convenu, nous verrons d’abord avec votre traiteur s’ils ont ou non le nappage adéquat. Si ce n’est pas le cas, nous pouvons mettre à votre disposition (selon les conditions de votre devis) le nappage adéquat pour que vous ayez le meilleur rendu possible !
Cependant, la livraison et le retour de ces nappes ne sont pas inclus dans la prestation (Cf contrat). Certain(e)s salles ou traiteurs, nappent les tables quelques jours avant l’évènement et d’autres quelques heures avant : dans le cas où ils en ont besoin quelques heures avant le début du mariage, notre technicien peut leur déposer le jour J.
S’ils en ont besoin avant le jour J, il faut, dans ce cas, que vous leur déposiez les nappes dans les temps. Généralement, nous mettons à disposition les nappes 2-3 jours avant votre évènement, dans nos locaux, afin que vous (ou votre entourage) puissiez venir les chercher et les amener à votre salle ou à votre traiteur. Dès que celles-ci seront disponibles nous vous passerons un petit coup de téléphone ou vous enverrons un mail pour vous avertir.
Si vous n’avez pas du tout la possibilité de passer dans nos locaux, la livraison des nappes est possible (en supplément). Pour le retour, les nappes doivent nous être retournées au plus tard le lundi qui suit votre mariage. Pour cela, il y a plusieurs possibilités : le traiteur, vous ou les derniers invités pourrez les préparer à la fin de la soirée, pliées, afin que le technicien / DJ puisse repartir avec, en même temps que son matériel (et cela vous évitera donc un aller-retour à notre bureau le lundi). Ou, si vous avez un brunch le lendemain et que vous souhaitez les conserver, nous pouvons vous les laisser gratuitement à disposition (à condition bien sûr de nous les retourner au plus tard le lundi qui suit votre mariage).
Votre BP est à votre disposition pour organiser cela.
Pour la prestation “Décoration lumineuse sous table”, nous avons récupéré des nappes carrées alors que les tables pour nos invités sont rondes, est-ce normal ?
Il existe plusieurs formats de nappage selon les stocks disponibles, pour les tables de 150 à 180 cm, les nappes peuvent être carrées ou rondes. Ne vous inquiétez pas, si vous avez des nappes carrées, elles correspondent très bien aux tables rondes de ces dimensions. Ces nappes sont d’ailleurs utilisées systématiquement lors de nos prestations depuis des années, et présentes dans nos différents showrooms et supports de communication. Selon le format de votre table, entre 150 et 180cm de diamètre selon les modèles : les coins de la nappe peuvent légèrement dépasser, dans ce cas vous pouvez les replier sous la table, et le tour est joué ! Ou il peut y avoir un léger jour entre la nappe et le sol, qui ne dérangera pas étant donné qu’il y aura toutes les chaises de vos invités devant. Concernant les tables du type table d’honneur, le nappage sera blanc et rectangulaire. Il pourrait y avoir parfois une légère différence dans la texture du tissu par rapport aux tables invités, mais qui ne se verra pas à l’oeil nu.
Est-ce normal si nous n’avons pas échangé avec notre/nos artiste(s) à 2 mois du mariage ?
Ne vous inquiétez pas, cela est très rare mais quand cela arrive, c’est souvent que l’artiste est overbooké ou en congés à ce moment-là (mais il est bien prévu et réservé pour votre mariage et y accordera toute son attention le jour J et lors de sa préparation). Le mieux dans ce cas est de prévenir votre BP, il/elle demandera au Directeur Artistique de relancer l’artiste afin qu’il vous recontacte au plus vite.
Que se passe-t-il si le feeling ne passe pas avec nos artistes?
Comme expliqué dans la partie “rencontre avec vos artistes”, le feeling avec votre artiste n’a pas de réel impact sur son travail (notamment pour DJ, réalisateur, musiciens, monteurs et autres artistes du spectacle et techniciens). En effet, chaque Directeur Artistique a choisi de manière très précise votre artiste en fonction de toutes les informations que vous avez transmises à votre BP, car ils sont les plus compétents pour déterminer quel artiste a le savoir et la technique nécessaires afin de répondre à vos envies. Sur la partie Photographie, le Directeur Artistique en question aura également fait ce même travail, et sait que le photographe saura répondre à vos besoins et envies artistiques, mais en effet sur cette partie et uniquement celle-ci chez Blackstone, un bon ressenti et feeling augmentera le côté naturel et spontané des photos. C’est pourquoi le Directeur Artistique en pré-sélectionne 2, et que nous vous conseillons de prendre contact au plus vite avec le photographe que vous aurez choisi. Vous pourrez ainsi faire connaissance et créer un minimum de feeling Pour rappel, le feeling que vous pourriez avoir avec votre photographe n’a réellement un impact que sur la séance des photos de couple et cette partie ne représente que 10% de son travail. Le reste du temps, votre photographe se fera surtout discret afin de produire un reportage photos le plus naturel possible.
Que faire si nous avons une idée bien précise de ce que nous souhaitons en termes de photographies ou film de mariage ?
Tout envoi de contenu d'inspiration ou d'exemple est le bienvenu, nous allons nous en inspirer au mieux et cela nous permettra de nous guider dans vos souhaits artistiques, mais on ne peut garantir le même résultat pour plusieurs raisons : de contexte le jour J, de lumière, de durées des montages différentes, de musique, de conditions météorologiques le jour J, etc...
Devons-nous prendre en charge les frais de déplacement de nos artistes (parking, autoroute, frais kilométriques…) ?
Il est inclus dans la formule de vos artistes un forfait kilométrique (spécifié sur votre contrat), négocié par Blackstone Événements avec eux. Au-delà, il est convenu un défraiement kilométrique en partant de Paris-centre jusqu’à la destination au tarif de 0.50€/km (aller + retour). Cela permet de compenser le temps passé en voiture, l'usure de leur véhicule et parfois pour les longs trajets, les repas sur la route. Nos artistes sont beaucoup sollicités, et doivent trouver un intérêt à choisir d'aller sur un événement loin plutôt qu’à 15 minutes de chez eux. Pour cela nous avons négocié avec eux une convention afin qu'ils puissent se déplacer au-delà de ce qu'ils font d'habitude. Étant donné qu'à la contractualisation des prestations nous ne connaissons pas encore les artistes qui seront présents le jour J, il nous est impossible de calculer le défraiement à partir de leur lieu d'habitation. La plupart de nos artistes (pas tous) vivant autour de Paris (petite couronne), nous prenons pour point de repère Paris-Centre dans le but de faire au plus simple et d'arranger tout le monde (futurs mariés et artistes). Que la réception ait lieu partout en France, dans un pays voisin, ou qu'il y ait plus ou moins de prestations de réservées, la règle appliquée est la même. Malheureusement, nous ne pouvons pas faire au cas par cas et c'est pour cela que nous avons établi cette règle avec tous nos artistes et qu'elle est appliquée à l'ensemble de nos mariés. Nous abordons le sujet plusieurs fois et en toute transparence en rendez-vous commercial, sur le contrat que vous signez, en rendez-vous d'organisation, dans la synthèse de nos rendez-vous, et tout au long des préparatifs, afin que vous n'ayez pas de surprise. À propos des parkings, dans votre contrat il est indiqué que le client s'engage à prévoir une place de parking pour chaque artiste ou technicien à proximité du lieu de la prestation (moins de 100m). Si cela n'est pas possible, une facturation spécifique sera établie avec un forfait journalier de 70€ par véhicule de moins de 1,90m de hauteur, et de 190€ par véhicule de plus de 1,90m de hauteur.
Dans le cas où la couleur de nos décorations lumineuses ne nous plaît pas le jour J, peut-on changer les couleurs sur place ?
Nous faisons les tests avec vous dans nos showrooms en amont, afin d’éviter une mauvaise surprise le jour J. Le résultat que vous aurez validé en rendez-vous dans nos showrooms ne pourra être que meilleur encore le jour J dans votre salle. En général, votre BP est aussi de bon conseil pour vous aider et vous guider dans le choix des couleurs selon votre salle et leurs différentes pièces. Le cas ne se présente donc quasiment jamais. Mais dans le cas où cela arriverait, c’est en effet possible dans certaines conditions. En effet, cela demande un peu de manipulations de la part du DJ (ou technicien), pas toujours évidente à réaliser le jour J en direct devant les invités. Nous déconseillons de le faire, sauf dans le cas où l’endroit éclairé en question est un endroit “vide” d’invités à un moment où le DJ (ou technicien) est disponible afin de faire la manipulation en toute discrétion. C’est généralement possible dans ce cas-là (par exemple si le repas est dans une salle et que l’on souhaite changer la couleur de l’espace piste de danse où aucun invité n’est présent pendant le repas).
Que se passe-t-il si nous avons flashé sur un musicien/groupe de votre catalogue mais qu’il(s) n’est/ne sont pas disponible(s) ?
Nos artistes sont très sollicités, et ont aussi, des périodes de congés ou d’indisponibilités qui peuvent tomber pile sur votre date de mariage. C’est pourquoi nous vous demandons toujours de nous donner le TOP 3 de vos artistes préférés sur notre catalogue, afin que nous puissions vérifier leurs disponibilités sur votre date. Si le premier de votre top est disponible, il sera alors réservé, si jamais il n’est pas disponible, nous réserverons alors le deuxième de votre liste et ainsi de suite. Mais rassurez-vous, si nos artistes sont dans notre catalogue, c’est que le Directeur Artistique des musiciens les a vu à l’oeuvre à plusieurs reprises. Il sait que peu importe votre choix, il ne sélectionne que des musiciens avec un talent et un génie du “live” magnifique. Les musiciens sauront donner ce frisson à vos invités qui fera qu’ils seront marqués à jamais par leur talent et l’ambiance qu’il s’en dégage !
Vous dites que nous allons recevoir une feuille de route du déroulé de la soirée, mais si nous ne souhaitons pas savoir à quel moment nos invités nous ont préparés des surprises ni quel genre de surprises, comment cela se passe ?
Vous recevrez en effet, une feuille de route et un planning du déroulé de votre mariage par votre BP, mais qui aura, bien sûr, pris le soin de vous en faire une version “censurée” sans les détails des surprises de vos invités. À moins que vous lui ayez demandé d’avoir ces informations, le planning envoyé “par défaut” aux mariés est une version “sans détail” pour les surprises. Une mention du type “surprise de 10min”, remplacera le vrai contenu de celle-ci, sans mentionner ni la personne ni le contenu de la surprise. Le but du BP est de filtrer les interventions de vos invités, en fonction des directives que vous lui aurez demandé en amont. L’objectif reste toujours le même : que vous n’ayez qu’à vous laisser guider afin de profiter le jour J de manière insouciante et joyeuse.
Pourquoi devons-nous prévoir “2 prises électriques et une table pour le DJ” alors que vous connaissez le lieu de réception ? Pourquoi la table n’est pas fournie avec le reste du matériel ?
Notre contrat mentionne des informations “générales” et obligatoires que nous devons mentionner de part notre précédent vécu. En effet, il est indispensable pour la partie DJ d’avoir 2 prises électriques sur 2 “circuits” différents pour éviter tout imprévu le jour J. Que nous soyons partenaires de la salle ou pas, nous contactons la salle ou le traiteur car la table est généralement fournie par ces derniers. Si ni l’un ni l’autre n’en ont, ne vous inquiétez pas, nous trouverons une solution et ceci n’est jamais un problème.
Pourquoi devons-nous prévoir 2 repas prestataires pour le DJ ou feu d’artifice ?
Pour des raisons humaines et de sécurité, le DJ ou la partie feu d’artifice sont autorisés à venir avec un accompagnant s’ils le souhaitent. En effet selon les prestations techniques que vous avez réservées, le DJ ou l’artificier peuvent nécessiter d’avoir un soutien logistique ou technique. De plus pour le DJ, la prestation se terminant au petit matin, il faut également compter la désinstallation, le chargement du matériel ainsi que la route pour rentrer, et décharger le matériel. Vous comprendrez qu’après avoir travaillé de nuit, nous souhaitons éviter que nos artistes aient un accident sur la route. Dans tous les cas, nous vous confirmerons environ 2-3 semaines avant le mariage le nombre de repas prestataires à prévoir.
Comment faire si je souhaite supprimer les prestations de mon contrat ?
Votre contrat nous demande de réserver le matériel, les besoins humains en avance. Des frais et du temps de travail sont avancés bien que les prestations réservées ne soient pas réalisées. Par conséquent avant votre RDV d’organisation 30% de la prestation seront dus, 70% après le rendez-vous d'organisation et 100% à moins de 3 mois de la prestation.
Nous avons réservé une prestation Live DJ (musiciens + DJ), pourquoi ne pouvons-nous pas rencontrer ces artistes alors qu’il s’agit d’un DJ ?
Dans le cas d’un “Live DJ”, les musiciens et le DJ forment un ensemble indissociable. L’organisation, le profil des artistes et le mix de la soirée ne se font pas de la même manière qu’avec un DJ seul. De plus, il est assez compliqué de rassembler l’ensemble des musiciens et le DJ pour faire un rendez-vous. C’est pourquoi la rencontre avec les artistes n’est pas nécessaire et il est préférable que toutes les informations soient totalement centralisées par le BP.