LE RENDEZ-VOUS D'ORGANISATION
Il est important pour votre BP de s’imprégner de ce que vous désirez vraiment pour votre mariage (organisation, interventions, style de musiques, de photos, de vidéos), afin que nous puissions choisir les artistes qui vous correspondent le mieux. C’est pourquoi ils ont besoin de vous rencontrer et d’échanger autour de vos envies.
Pour cela, ils vous accueillent dans nos showrooms à Cergy (95) afin de définir ensemble en détail vos décorations lumineuses, écouter les styles de musiques qui vous plaisent et vous présenter différents styles de photos et films de mariages dans des conditions optimales.
Au vu de l’importance de ce rendez-vous, nous préconisons que vous soyez là tous les deux, et que la rencontre ait lieu dans nos showrooms.
Cependant, si il est difficile pour vous de vous déplacer, il est possible de faire ce rendez-vous par visioconférence, via Skype.
Une fois que vous aurez défini ensemble une date de rendez-vous (du lundi au samedi, de 10h à 18h, heure de début de rendez-vous), un ou plusieurs formulaire(s) de préparation (selon les prestations réservées) vous seront envoyés. Ces formulaires permettront de recueillir toutes vos premières idées et les premières informations en matière d’organisation (traiteur, coordonnées des différents prestataires, lieux de prises de vues photos/film, etc).
On vous rassure, il n’est pas nécessaire que vous ayez toutes les réponses à cette préparation en amont de notre rendez-vous. Le principal est que votre Blackstone Planner ait le maximum d’informations et la connaissance de vos préférences ou de vos indications. Cela lui permettra de s’imprégner de ce que vous souhaitez et de préparer au mieux le rendez-vous.
Pour cela, vous aurez accès à des contenus en ligne pour les parties DJ, Musiciens, Photographie et Film, vous permettant ainsi de visualiser le travail de nos artistes et de sélectionner les styles qui vous correspondent le plus.
C’est également au cours de ce rendez-vous que vous commencerez à évoquer toute la partie technique : la couleur de votre éclairage, l’emplacement de votre Blackbox, et tout autre détail concernant les animations techniques.
Exemple pour la partie DJ:
Vous pouvez indiquer à votre BP les ambiances musicales que vous désirez, les musiques clés, les styles de musiques pour la soirée dansante, ce que vous souhaiteriez ou non comme interventions de vos invités…
Sachant que, de 00h à 04h du matin, pour une moyenne de 3 minutes par titre, environ une soixantaine de titres peuvent être diffusés, vous aurez la possibilité de communiquer une liste de 10 titres indispensables (maximum) à diffuser pendant votre soirée dansante. Au-delà, il s’agira plus d’une playlist à suivre que d’un “mix en live”, qui est l’un des points forts de Blackstone Événements.
Attention, malgré le fait que nous ayons un catalogue de plusieurs milliers de musiques représentant l'ensemble des standards connus en France (qui est continuellement mis à jour), il se peut que nous ne possédions pas certains titres (remix, musique spécifique d'un pays...). Si vous souhaitez utiliser une musique que nous ne possédons pas comme musique d'ambiance, il vous faudra nous la fournir en format MP3 320 KBPS, WAV ou encore FLAC.
Mais également les styles de photos/films :
Les moments clés à prendre en photos/vidéos, le style de montage vidéo (romantique, dynamique, …), le planning de votre journée, etc. Vous pourrez également faire une sélection de photos et films (pour le style) directement sur une galerie en ligne, afin de nous permettre d’établir le profil de votre futur photographe et/ou réalisateur.
Pour info :
Ce rendez-vous doit être fait, en moyenne, entre 9 et 12 mois avant le jour J. C’est grâce à cet entretien que nous pourrons choisir les artistes qui seront les plus appropriés à vos besoins.
À la suite de ce rendez-vous, votre BP vous transmettra une synthèse qui vous servira de base dans la préparation de votre mariage. Bien entendu, si vous avez besoin de corriger ou compléter cette synthèse, votre BP est à votre disposition.
Il vous enverra également un message à diffuser à vos invités pour la mise en place de leurs surprises. Il expliquera à vos invités qu’ils doivent contacter votre BP jusqu’à 15 jours, au plus tard, avant votre mariage afin d’organiser le planning de votre journée/soirée. Celui-ci sera établi stratégiquement et conformément à ce que vous aurez vu lors du rendez-vous d’organisation. Le but est que la soirée soit dynamique (sans trop la charger), de coordonner tout cela avec le traiteur et ses contraintes, la salle et les différents intervenants à l’avance (photographe, réalisateur, etc.) et que vous dansiez le plus tôt possible.
Revenez donc vers votre BP dès que vous aurez du temps à consacrer à cette partie afin de programmer ce rendez-vous